الحضور

اجتماع الهيئة الإدارية – ٤

التاريخ: ٣٠ يونيو ٢٠٢١

الوقت: ٢٠:٠٠ إلى ٢١:٣٠

المكان: منصة الزووم 

الكلمة الترحيبية وافتتاح الاجتماع

الافتتاح: افتتح الرئيس الاجتماع رسميًا وقام بترحيب المشاركين من أعضاء الهيئة الإدارية

الحضور: تحقق الرئيس من قائمة المشاركين و استكمال النصاب بحضور ٥ أعضاء

الموافقة على جدول الأعمال: تم فحص جدول أعمال الاجتماع الحالي والموافقة علية

فحص محضر اجتماع مجلس الإدارة الأخير

الموافقة / التعديل: مصادقة محضر الاجتماع الأخير بتاريخ ٢٣ يونيو ٢٠٢١ بعد قبول التغييرات التي تم إدخالها ويعتبر من حينه ملزم للجميع.

الأعمال المنجزة منذ الجلسة الأخيرة:

عرض الأخ مروان اعتذار إدارة ملعب آينتراخت دورتموند وذلك بسبب قيود جائحة كورونا وتعذر إقامة أي فعاليات أكثر من ٢٥ شخصا

تم استعراض انتائج التفاوض مع صالة وحديقة بورغرهاله مدينة هاغن والأسعار والطلبات وذلك من التقرير المقدم سلفا من الأخ رضوان المقحفي

التقارير والمسائل التشغيلية

مناقشة موضوع حفلة العيد ومكان اقامته:

تم إقرار االعمل على استئجار صالة هاغن وذلك لتوفر جميع المرافق الهامة لإقامة الحفل: صالة كبيرة بكراسي وماصات ومنصة ومطبخ وحمامات وملعب وملعب أطفال ببوابة واحدة للصالة لحماية الأطفال. كل ذلك يتيح عمل فعالية حسب منظور الإدارة ورغبتها ورغبة اعضاء الجالية.

تمت مناقشة الخطوات القادمة والتحضير للفعالية. إدارة الصالة تطلب إذنا من مكتب المدينة Ordnungsamt

توكيل الأخ أحمد زكي بالتواصل مع مكتب المدينة.

نوقش البرنامج بشكل مبدئي:

١. إعداد برنامج رياضي وألعاب ترفيهية للكبار تقام في الملعب الخارجي للصالة ومنها أيضا في الصالة نفسها

٢. إعداد ألعاب ومسابقات رياضية للأطفال بين ٨ إلى ١٦ سنة تقام في الملعب.

٣. توفير امرأتين بأجر يومي للاعتناء بالأطفال الصغار في حديقة ألعاب الأطفال.

٤. إقرار عمل شوي وطلب احضار أبناء الجالية للحوم التي ستشوى.

٥. توفير سلطات ومقبلات وماء وعصائر وصحون وأدوات أكل ورقية من إدارة الحفلة.

٦. الحاجة لتقسيم العمل إلى مجموعات ولجان خاصة بالنظام والنظافة والرياضة والشوي وتقديم الأكل والبرنامج المصغر الداخلي والمشتريات الخ.

٧. عمل برنامج خاص بالنساء.

٨. التكريم في الصالة ومبدئيا وهذا قابل للتعديل سيشمل الفائزين في المسابقات المختلفة والطلاب الناجحين من الثانوية العامة أو الحاصلين على شهادة تخرج من المدرسة في الصف العاشر مثلا كما ومحاولة تكريم أعضاء الجمعية العمومية النشيطيم او الإدارة السابقة وكذلك هدايا للأطفال الصغار.

٩. وسائل الدعم للفعالية مثل:

      أ. عرض مبيعات مصغرة لأشياء ذات دلالات أو ثقافة يمنية، التصميمات يبدأ بليغ بإعدادها

      ب. عرض إعلانات شركات ومؤسسات ومحلات في برشورات أو في الصالة بمقابل مادي،

      ج. طلب دعم مالي من مِؤسسات حكومية تدعم النشاطات الرياضيىة،

      د. تأجير أماكن شتاند في الصالة لشركات ومهريين مثل ناقشة الحنا وراسمة النقوش بوجوه الأطفال وعربة آيسكريم أو حلويات بأجور بسيطة،

     ه. أحمد زكي فارع سيقوم بالتواصل مع شركتين ومؤسسة لطلب الدعم المالي سيتم ذكرهما لاحقا حسب المتوفر مثل (TK, Deichmann, AboBank, Sportamt, Integrationsrat)

١٠. توفير الأدوات التقنية للحفل والتي تمتلكها الجالية من الأخوة في الإدارة السابقة.

١١. البدء بالتسجيل مباشرة بعد موافقة مكتب المدينة.

      أ. تحديد رسوم الحفل

      ب. عمل فورم ونشر رابط التسجيل

      ج. التسجيل ممكن للجميع لكن الأفضلية بحكم العدد المسموح تكون لأعضاء الجمعية العمومية

١٢. تحديد اجتماع استثنائي للهيئة الإدارية يوم الجمعة ٢ يوليو ٢٠٢١ من الساعة ٨ المساء إلى الساعة ٨:٣٠ مساء عبر الزووم.

مواضيع أخرى

كروت أعضاء الهيئة الإدارية

تم التوافق على ضرورة عملها بسرعة بحكم التواصل مع الجهات خارج الجالية. التصميم المبدئي قدمه الأخ بليغ غالب وسيتم مناقشة ذلك في الاجتماع القادم

شعار الجالية

تم التطرق لموضوع تغيير الشعار ليتناسب مع ولاية شمال الراين واليمنيين في المهجر. الفكرة لازالت بسيطة وسيتم مناقشتها لاحقا.

التقارير

تم عرض أسباب ونتائج اللقاء بوزير الخارجية في السفارة اليمنية في برلين من قبل الأخ أحمد زكي فارع.

تم عرض الاجتماع المقبل لاتحاد الجاليات اليمنية في ألمانيا واستلام جاليتنا رئاسة الاتحاد الدورية.

أنشودة البدء الخاصة بجميع أفلام الجالية عرضها الأخ أحمد زكي فارع في الاجتماع وتم التصويت بالقبول ودفع الأجر المحدد ب ١٠٠ دولار لمنتجها.

إنهاء الاجتماع والتأكد من المهام وتحديد موعد الاجتماع القادم

تم تحديد المهام للأعضاء و التي ذكرت في الأعلى و اختتم اللقاء و تم تحديد الأربعاء القادم الموافق ٧ يوليو ٢٠٢١ للقيام بالاجتماع القادم